Enregistrer des entretiens sous le RGPD, sans approximations

Dans la plupart des enregistrements d'entretiens, vous, l'hôte, êtes le responsable du traitement : vous décidez pourquoi et comment l'entretien est enregistré et ce qu'il advient du fichier. Un fournisseur d'outil qui ne fait que stocker le fichier sur votre instruction est un sous-traitant. Cette répartition compte, car elle détermine qui rédige la mention de consentement et qui répond à une demande de suppression.

• Vous (l'hôte) décidez généralement de la finalité, de la durée de conservation et de qui peut accéder à l'enregistrement.
• Un fournisseur d'outil qui stocke des fichiers pour votre compte agit généralement comme sous-traitant.
• Si vous utilisez plusieurs outils, chacun de ceux à qui vous transmettez des données personnelles doit avoir un rôle clair.
• Airtape enregistre en local sur l'appareil de chaque participant et stocke les fichiers sur des serveurs de l'UE sur votre instruction ; il ne revend ni n'analyse vos enregistrements.

La minimisation des données signifie ne collecter que le nécessaire. Enregistrer en local sur l'appareil de chaque participant en est une forme concrète : l'audio est capté sur la machine d'où il vient, sous forme de piste propre, au lieu de transiter par un tiers pour être réencodé.

• Chaque intervenant est enregistré sur une piste locale séparée en 48 kHz / 24 bits.
• Une connexion faible affecte l'appel en direct, pas la qualité du fichier local.
• Moins d'intermédiaires touchent l'audio brut entre la capture et le stockage.
• Des pistes séparées rendent une suppression ou un caviardage ultérieurs plus simples qu'avec un mix unique.

L'endroit où un enregistrement est stocké détermine quel régime juridique est facile à respecter. Airtape stocke les enregistrements sur des serveurs de l'Union européenne et est exploité depuis l'Allemagne : les transferts vers des pays tiers ne font donc pas partie du parcours par défaut.

• Les enregistrements sont stockés sur des serveurs de l'UE.
• Le service est exploité par Montazeri Ventures GmbH à Leimen, en Allemagne.
• Aucun traçage tiers n'est présent sur les pages.
• Airtape ne propose délibérément aucune fonction d'IA : les enregistrements ne servent donc pas à entraîner des modèles.

Le RGPD demande de ne pas conserver de données personnelles plus longtemps que nécessaire. Pour des entretiens, cela implique de fixer une durée de conservation à l'avance et de pouvoir supprimer sur demande. Les enregistrements Airtape de l'offre gratuite sont conservés pendant une fenêtre définie et limitée ; les offres payantes les conservent aussi longtemps que vous en avez besoin.

• Fixez une durée de conservation avant l'entretien et inscrivez-la dans la mention de consentement.
• Assurez-vous de pouvoir supprimer un enregistrement quand un invité retire son consentement, sauf obligation légale contraire.
• Gardez une courte note indiquant quand et pourquoi vous avez supprimé un fichier.
• Ne conservez pas un enregistrement de données personnelles dans un endroit que vous ne pouvez pas atteindre rapidement.

Le consentement est une base légale, pas la seule. Certains entretiens reposent sur le consentement, d'autres sur un contrat, une obligation légale ou un intérêt légitime. L'intérêt de la mention d'enregistrement est d'être honnête sur ce qui se passe, quelle que soit la base retenue.

• Dites aux participants, avant le début de l'enregistrement, que la session est enregistrée.
• Utilisez une clause de consentement écrite lorsque l'entretien touche à des données personnelles : un modèle gratuit est disponible sur ce site.
• Indiquez la finalité, l'emplacement de stockage et la durée de conservation.
• Proposez un moyen simple de retirer son consentement et expliquez la conséquence.

1. Fixez la finalité et la durée de conservation avant l'entretien.
2. Envoyez ou lisez une mention d'enregistrement et conservez la preuve du consentement.
3. Enregistrez en local, par participant, pour garder une empreinte de données réduite.
4. Stockez les fichiers dans l'UE et limitez les accès.
5. Supprimez sur demande et notez la suppression.
6. Vérifiez si votre contexte exige une base légale au-delà du consentement.