Pourquoi enregistrer les entretiens vaut l’effort
Si vous voulez enregistrer des entretiens d’embauche en ligne tout en restant dans le cadre du RGPD, le travail porte surtout sur les processus, pas sur la technique. L’enregistrement est utile : il permet à un second recruteur de revoir un candidat sans assister à chaque appel, il allège la prise de notes pendant la conversation et il donne une image plus fidèle que la mémoire une semaine plus tard, quand la présélection se décide.
Il crée aussi de vraies obligations. Le candidat est une personne concernée, l’enregistrement est une donnée personnelle et votre processus de recrutement est le responsable du traitement. La bonne nouvelle, c’est qu’un flux de travail propre couvre ces obligations sans donner au candidat l’impression d’être surveillé.
Cet article est une présentation pratique, pas un avis juridique. Le droit de la protection des données et le droit du travail varient selon les juridictions et évoluent. Faites valider votre processus final par votre délégué à la protection des données ou un conseil externe avant de le déployer.
L’essentiel du RGPD pour les enregistrements d’entretiens
Le RGPD exige une base légale pour traiter des données personnelles. Pour les enregistrements d’entretiens, les options les plus défendables sont généralement le consentement explicite ou l’intérêt légitime, selon le poids de l’enregistrement dans votre processus de recrutement et selon la manière dont vous limitez l’impact sur le candidat.
- Base légale : choisissez-en une, documentez-la et appliquez-la de façon constante à tous les candidats plutôt qu’au cas par cas
- Transparence : indiquez clairement au candidat avant l’entretien que l’appel sera enregistré, pourquoi, qui le verra et combien de temps il sera conservé
- Minimisation : n’enregistrez que ce qui est nécessaire ; ne conservez pas la vidéo si l’audio suffit à l’évaluation
- Conservation : fixez une durée déterminée (souvent 90 à 180 jours après la décision) et supprimez réellement à échéance
- Droit d’accès et d’effacement : les candidats peuvent demander une copie de leur enregistrement ou sa suppression ; prévoyez une procédure pour les deux
- Sécurité : stockez les enregistrements dans un espace à accès contrôlé, pas sur un lecteur partagé que toute l’entreprise peut parcourir
Beaucoup de recruteurs choisissent le consentement parce que cela semble le plus sûr, mais le consentement doit être libre. Un candidat qui estime ne pas pouvoir refuser sans nuire à ses chances n’a pas consenti librement. Certaines équipes s’appuient plutôt sur l’intérêt légitime avec une forte transparence ; les deux peuvent être valables avec une documentation adaptée.
Ce qu’il faut dire au candidat, et quand
La version la plus respectueuse et la version la plus conforme se recouvrent presque entièrement : dites aux candidats exactement ce qui se passe, avant l’entretien, par écrit.
Dans l’invitation à l’entretien
Ajoutez un court paragraphe expliquant que l’entretien sera enregistré, dans quel but (en général : permettre aux autres recruteurs et au responsable du recrutement de le revoir), qui y aura accès et combien de temps il sera conservé.
Renvoi vers votre notice de confidentialité candidats
L’invitation doit renvoyer à la notice de confidentialité qui couvre le traitement lié au recrutement. Vérifiez que cette notice décrit bien l’enregistrement, la base légale retenue et les droits des candidats.
Confirmez à nouveau au début de l’appel
Quand le candidat rejoint l’appel, confirmez brièvement que vous allez lancer l’enregistrement et demandez-lui s’il a des questions. Ne lancez l’enregistrement qu’après cette confirmation.
Rendez le refus réel
Si un candidat préfère ne pas être enregistré, prévoyez une solution de repli : un entretien non enregistré avec des notes structurées. Le candidat ne doit pas avoir l’impression que refuser l’enregistrement lui coûte le poste.
Choisir des outils qui respectent le candidat
Certains outils d’enregistrement d’entretiens obligent le candidat à installer un logiciel, à créer un compte ou à accorder des autorisations intrusives sur sa machine. L’expérience est mauvaise et le consentement paraît forcé. Un enregistreur dans le navigateur supprime cette friction.
- Aucune installation : le candidat rejoint depuis un simple lien dans le navigateur, sans rien télécharger
- Aucun compte : on ne demande pas au candidat de s’inscrire au produit d’un fournisseur juste pour parler avec vous
- Enregistrement local : chaque partie enregistre sur son propre appareil, une connexion instable du candidat ne détruit donc pas le fichier source
- Pistes audio séparées : pratique quand un second recruteur veut revoir uniquement les réponses du candidat
- Transcription consultable : les relecteurs accèdent directement à une réponse précise sans revoir toute la session
Airtape correspond à ce schéma : dans le navigateur, sans installation, sans compte candidat, avec des pistes séparées et une transcription à la demande selon un quota mensuel. Les détails d’hébergement et d’infrastructure doivent toujours être vérifiés au regard de votre propre accord de traitement des données et de vos exigences de protection des données avant adoption.
Conservation, accès et suppression en pratique
Les politiques sont faciles à écrire et difficiles à appliquer. C’est sur la conservation et la suppression que la plupart des équipes échouent discrètement. Un système simple et ennuyeux que vous appliquez vraiment vaut mieux qu’un système élaboré que vous n’appliquez pas.
- Choisissez une seule durée de conservation et appliquez-la à chaque enregistrement d’entretien, avec une prolongation définie uniquement pour les litiges en cours ou les dossiers juridiques ouverts
- Planifiez la suppression : inscrivez la tâche dans un calendrier récurrent ou, mieux, utilisez la suppression automatique de l’outil si elle existe
- Limitez l’accès par rôle : responsable du recrutement, recruteurs du processus et RH, pas toute l’équipe
- Journalisez les accès si votre outil le permet, afin de répondre honnêtement aux demandes d’accès
- Quand un candidat demande une suppression ou une copie, traitez-le comme une vraie demande avec un délai de réponse clair, pas comme un e-mail anodin
N’enregistrez que ce que vous utilisez. Si votre décision se prend presque toujours à partir de l’audio et de la transcription, envisagez de ne pas conserver la vidéo du tout. Moins de données stockées, c’est moins de données à défendre.
Soigner l’expérience du candidat
La conformité est le plancher. Le plafond, c’est de savoir si le candidat repart en pensant que votre entreprise est attentionnée ou intrusive. La différence tient surtout au ton et à la clarté.
- Mentionnez l’enregistrement en termes simples au début, puis n’y revenez plus ; ne le rappelez pas tout au long de l’appel
- N’enregistrez pas les échanges informels d’avant l’entretien s’ils ne font pas partie de la décision ; lancez l’enregistrement quand la partie structurée commence
- Proposez au candidat de recevoir une copie de son propre enregistrement sur demande
- Si vous refusez le candidat, ne conservez pas l’enregistrement au-delà de la durée définie, même si vous pensez qu’il pourrait postuler à nouveau
- Formez chaque recruteur au même script pour que tous les candidats vivent la même expérience, quel que soit le premier interlocuteur