Grabar entrevistas conforme al RGPD, sin adivinar

En la mayoría de las grabaciones de entrevistas, tú, el anfitrión, eres el responsable del tratamiento: decides por qué y cómo se graba la entrevista y qué pasa con ella. Un proveedor de herramientas que solo guarda el archivo siguiendo tus instrucciones es un encargado del tratamiento. Esa distinción importa, porque decide quién redacta el aviso de consentimiento y quién responde a una solicitud de supresión.

• Normalmente tú (el anfitrión) decides la finalidad, el plazo de conservación y quién puede acceder a la grabación.
• Un proveedor de herramientas que guarda archivos por ti suele actuar como encargado del tratamiento.
• Si usas varias herramientas, cada una a la que envíes datos personales necesita un rol claro.
• Airtape graba en local en el dispositivo de cada participante y guarda los archivos en servidores de la UE siguiendo tus instrucciones; no revende ni analiza tus grabaciones.

Minimizar datos significa no recoger más de lo que necesitas. Grabar en local en el dispositivo de cada participante es una forma práctica de aplicarlo: el audio se captura en la máquina de la que sale, como su propia pista, en lugar de enviarse a través de un tercero para volver a codificarse.

• Cada persona se graba como una pista local separada a 48 kHz / 24 bits.
• Una conexión débil afecta a la llamada en directo, no a la calidad del archivo local.
• Menos intermediarios tocan el audio original entre la captura y el almacenamiento.
• Las pistas separadas facilitan la eliminación o el recorte posterior más que una mezcla única.

Dónde se guarda una grabación decide qué régimen legal es fácil de cumplir. Airtape almacena las grabaciones en servidores de la Unión Europea y se opera desde Alemania, así que las transferencias a terceros países no forman parte del camino por defecto.

• Las grabaciones se almacenan en servidores de la UE.
• El servicio lo opera Montazeri Ventures GmbH en Leimen, Alemania.
• No hay seguimiento de terceros en las páginas.
• Airtape no incluye funciones de IA a propósito, así que las grabaciones no se usan para entrenar modelos.

El RGPD pide que no conserves datos personales más tiempo del necesario. En entrevistas, eso significa decidir un plazo de conservación de antemano y poder eliminar a petición. Las grabaciones del plan gratuito de Airtape se conservan durante un plazo definido y limitado; los planes de pago las conservan tanto tiempo como necesites.

• Decide un plazo de conservación antes de la entrevista y escríbelo en el aviso de consentimiento.
• Asegúrate de poder eliminar una grabación cuando un invitado retire el consentimiento, salvo que una obligación legal diga lo contrario.
• Guarda una nota breve de cuándo y por qué eliminaste un archivo.
• No tengas una grabación con datos personales en un sitio al que no puedas llegar rápido.

El consentimiento es una base legal, no la única. Algunas entrevistas se apoyan en el consentimiento, otras en un contrato, una obligación legal o un interés legítimo. El sentido del aviso de grabación es ser honesto sobre lo que pasa, sea cual sea la base que se aplique.

• Avisa a los participantes, antes de empezar a grabar, de que la sesión se graba.
• Usa una fórmula de consentimiento por escrito cuando la entrevista toque datos personales: hay una plantilla gratuita en este sitio.
• Indica la finalidad, la ubicación del almacenamiento y el plazo de conservación.
• Ofrece una forma sencilla de retirar el consentimiento y explica la consecuencia.

1. Decide la finalidad y el plazo de conservación antes de la entrevista.
2. Envía o lee un aviso de grabación y guarda prueba del consentimiento.
3. Graba en local, por participante, para mantener pequeña la huella de datos.
4. Guarda los archivos en la UE y limita quién puede acceder a ellos.
5. Elimina a petición y deja constancia de la eliminación.
6. Comprueba si tu caso necesita una base legal distinta del consentimiento.