airtape
Ein praktischer Leitfaden für Recruiter und Hiring Manager, die Online-Interviews sauber aufzeichnen wollen: Rechtsgrundlage, Candidate Experience, Aufbewahrungsfristen und Tooling, das die Bewerberseite nicht belastet.
Wer Bewerbungsgespräche online aufnehmen und dabei DSGVO-konform bleiben möchte, hat es zu großen Teilen mit Prozessarbeit zu tun, nicht mit Technik. Aufnahmen sind nützlich: Eine zweite Interviewerin kann eine Kandidatin reviewen, ohne in jedem Termin zu sitzen, die Notizlast im Gespräch sinkt, und das Bild eine Woche später ist ehrlicher als jedes Gedächtnisprotokoll.
Gleichzeitig entstehen echte Pflichten. Die bewerbende Person ist betroffene Person im Sinne der DSGVO, die Aufnahme ist personenbezogenes Datum, und euer Recruiting ist Verantwortlicher. Die gute Nachricht: Ein sauberer Workflow erfüllt diese Pflichten, ohne dass sich Kandidaten überwacht fühlen.
Die DSGVO verlangt eine Rechtsgrundlage für jede Verarbeitung personenbezogener Daten. Für Interviewaufnahmen kommen in der Praxis meist die ausdrückliche Einwilligung oder das berechtigte Interesse in Betracht — je nachdem, wie zentral die Aufnahme für euren Prozess ist und wie ihr die Belastung der Kandidatin minimiert.
Die respektvollste und die compliance-konformste Variante decken sich fast vollständig: Klar erklären, was passiert, schriftlich, vor dem Interview.
Ein kurzer Absatz erklärt, dass das Gespräch aufgezeichnet wird, zu welchem Zweck (in der Regel: Review durch weitere Interviewer und Hiring Manager), wer Zugriff hat und wie lange die Aufnahme aufbewahrt wird.
Die Einladung verlinkt auf die Datenschutzerklärung für Bewerbungen. Diese muss tatsächlich beschreiben, dass aufgenommen wird, auf welcher Rechtsgrundlage und welche Rechte Betroffene haben.
Wenn die Bewerberin beitritt, kurz bestätigen, dass die Aufnahme gleich startet, und Raum für Rückfragen geben. Erst nach dieser Bestätigung wird auf Aufnahme gedrückt.
Wer nicht aufgenommen werden möchte, bekommt ein gleichwertiges Gespräch ohne Aufnahme und mit strukturierten Notizen. Die Ablehnung darf keinen Nachteil für die Bewerbung haben.
Manche Recording-Tools verlangen von Bewerbern eine Software-Installation, einen Account oder weitreichende Berechtigungen auf dem eigenen Gerät. Das ist eine schlechte Candidate Experience und macht jede Einwilligung schief. Ein browserbasierter Recorder beseitigt diese Reibung.
Airtape passt zu diesem Profil: browserbasiert, ohne Installation, ohne Bewerberkonto, mit separaten Spuren und sofortiger Transkription. Hosting- und Infrastrukturdetails sollten vor Einführung immer mit eurem AVV und euren Datenschutzanforderungen abgeglichen werden.
Richtlinien sind schnell geschrieben und schwer gelebt. Genau bei Aufbewahrung und Löschung scheitern die meisten Teams leise. Ein einfaches, langweiliges System, das tatsächlich läuft, schlägt eine ausgefeilte Regel, die nie ausgeführt wird.
Compliance ist die Untergrenze. Die Obergrenze ist, ob die Bewerberin am Ende denkt, euer Unternehmen sei besonnen oder überwachend. Der Unterschied liegt fast nur in Tonalität und Klarheit.
Grundsätzlich ja, sofern eine dokumentierte Rechtsgrundlage vorliegt, die Bewerberin vorab transparent informiert wird, die Aufnahme nur so lange wie nötig aufbewahrt und Betroffenenrechte gewahrt werden. Konkrete Fragen mit eurem DSB oder einem Anwalt klären.
Nicht zwingend. Einwilligung ist eine mögliche Rechtsgrundlage, berechtigtes Interesse kann mit starker Transparenz und Schutzmaßnahmen ebenfalls greifen. Wichtig ist, dass die gewählte Grundlage dokumentiert und der Bewerberin verständlich erklärt wird.
Nur so lange, wie es für den dokumentierten Zweck notwendig ist. Üblich sind 90 bis 180 Tage nach der Personalentscheidung, mit Verlängerung nur bei laufenden Streitigkeiten. Die Frist in der Bewerber-Datenschutzerklärung benennen und einhalten.
Es muss eine echte Alternative geben: ein Gespräch ohne Aufnahme mit strukturierten Notizen. Die Ablehnung darf die Chancen nicht beeinträchtigen, sonst ist eine etwaige Einwilligung nicht wirksam.
Ja, und es verbessert in der Regel die Candidate Experience, weil keine Installation nötig ist. AVV und Hosting des Anbieters müssen vorher gegen die eigenen DSGVO-Anforderungen geprüft werden.