Cómo grabar entrevistas de trabajo online conforme al RGPD

Si quieres grabar entrevistas de trabajo online y cumplir con el RGPD, el trabajo es sobre todo de proceso, no de tecnología. Grabar es útil: permite que un segundo entrevistador revise a un candidato sin tener que escuchar cada llamada, reduce la carga de tomar notas durante la conversación y da una imagen más honesta que la memoria una semana después, cuando se arma la lista corta.

También crea obligaciones reales. El candidato es un interesado, la grabación es un dato personal y tu proceso de selección es el responsable del tratamiento. La buena noticia es que un flujo de trabajo limpio cubre esas obligaciones sin que el candidato se sienta vigilado.

El RGPD exige una base jurídica para tratar datos personales. En las grabaciones de entrevistas, las opciones más defendibles suelen ser el consentimiento explícito o el interés legítimo, según lo central que sea la grabación en tu proceso de selección y cómo mitigues el impacto en el candidato.

• Base jurídica: elige una, documéntala y aplícala de forma constante a todos los candidatos, no caso por caso
• Transparencia: di a los candidatos con claridad, antes de la entrevista, que la llamada se va a grabar, para qué, quién la verá y cuánto tiempo se conservará
• Minimización de datos: graba solo lo que necesitas; no conserves vídeo si el audio basta para la revisión
• Conservación: define un plazo fijo (a menudo de 90 a 180 días tras la decisión) y borra de verdad según lo previsto
• Derecho de acceso y supresión: los candidatos pueden pedir una copia de su grabación o su borrado; ten un proceso para atender ambos casos
• Seguridad: guarda las grabaciones en un lugar con acceso controlado, no en un disco compartido que cualquiera de la empresa pueda explorar

La versión más respetuosa y la más conforme se solapan casi por completo: cuenta al candidato exactamente qué va a pasar, antes de la entrevista y por escrito.

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   En la invitación a la entrevista

   Incluye un párrafo breve que explique que la entrevista se grabará, con qué finalidad (normalmente, que otros entrevistadores y el responsable de contratación puedan revisarla), quién tiene acceso y cuánto tiempo se conservará.

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   Enlaza tu aviso de privacidad para candidatos

   La invitación debe enlazar al aviso de privacidad que cubre el tratamiento en selección. Comprueba que ese aviso describe de verdad la grabación, la base jurídica que usas y los derechos del candidato.

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   Confírmalo otra vez al empezar la llamada

   Cuando el candidato se conecte, confirma brevemente que vas a empezar a grabar y pregúntale si tiene alguna duda. Pulsa grabar solo después de esa confirmación.

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   Que negarse sea una opción real

   Si un candidato prefiere no ser grabado, ten una alternativa: una entrevista sin grabación con notas estructuradas. El candidato no debe sentir que negarse a la grabación le cuesta el puesto.

Algunas herramientas de grabación de entrevistas exigen que el candidato instale software, cree una cuenta o conceda permisos invasivos en su equipo. Es una mala experiencia y hace que el consentimiento parezca forzado. Un grabador en el navegador elimina esa fricción.

• Sin instalación: el candidato entra desde un solo enlace del navegador sin descargar nada
• Sin cuenta: no se le pide al candidato que se registre en el producto de un proveedor solo para hablar contigo
• Grabación local: cada parte graba en su propio dispositivo, así una conexión inestable del candidato no destruye el archivo fuente
• Pistas de audio separadas: útiles cuando un segundo entrevistador quiere revisar solo las respuestas del candidato
• Transcripción buscable: permite a quien revisa saltar a respuestas concretas sin volver a ver la sesión completa

Airtape encaja en este esquema: en el navegador, sin instalación, sin cuenta para el candidato, pistas separadas y transcripción a petición con una cuota mensual. El alojamiento y los detalles de infraestructura deben validarse siempre con tu propio acuerdo de tratamiento de datos y tus requisitos de protección de datos antes de adoptarlo.

Las políticas son fáciles de escribir y difíciles de ejecutar. En la conservación y el borrado fallan en silencio la mayoría de los equipos. Un sistema sencillo y aburrido que de verdad aplicas supera a uno elaborado que no aplicas.

• Elige un único plazo de conservación y aplícalo a todas las grabaciones de entrevistas, con una prórroga definida solo para disputas activas o asuntos legales abiertos
• Programa el borrado: pon la tarea de borrado en un calendario recurrente o, mejor, usa el borrado automático de la herramienta si lo ofrece
• Limita el acceso por rol: responsable de contratación, entrevistadores de ese proceso y recursos humanos, no el equipo entero
• Registra los accesos si tu herramienta lo permite, para poder responder con honestidad a las solicitudes de acceso
• Cuando un candidato pida el borrado o una copia, trátalo como una solicitud real con un plazo de respuesta claro, no como un correo informal

El cumplimiento es el suelo. El techo es si el candidato se va pensando que tu empresa es considerada o que resulta un poco invasiva. La diferencia está sobre todo en el tono y la claridad.

• Reconoce la grabación con palabras sencillas al principio y luego olvídate de ella; no la menciones una y otra vez durante la llamada
• No grabes la charla informal de calentamiento si no forma parte de la decisión; empieza a grabar cuando arranca la parte estructurada
• Ofrece al candidato la opción de recibir una copia de su propia grabación si la pide
• Si rechazas al candidato, no conserves la grabación más allá de tu plazo definido aunque creas que podría volver a presentarse
• Forma a todos los entrevistadores en el mismo guion para que los candidatos tengan la misma experiencia, con independencia de a quién conozcan primero